Catering pentru ședințe și training-uri: cum îl organizezi fără bătăi de cap

O ședință de bord care trece de ora prânzului, un training intern de o zi, o întâlnire cu un client care vine de la aeroport direct în sala de ședințe. În toate aceste cazuri cineva din birou trebuie să se ocupe de mâncare. De obicei sarcina ajunge la office manager sau la asistentul de direcție, cu o zi înainte și fără o regulă clară. Cateringul pentru ședințe nu e complicat, dar are câteva puncte unde lucrurile se strică ușor: numărul de porții, alergiile, ora livrării și ce rămâne pe masă după.

Mai jos găsiți pașii care fac din comanda de catering pentru ședințe și training-uri o rutină, nu o urgență.

De ce ședința cu mâncare e altceva decât un eveniment

La o petrecere de firmă sau la o conferință, mâncarea e parte din program. La o ședință, mâncarea trebuie să deranjeze cât mai puțin: oamenii mănâncă în timp ce discută, lângă laptopuri și documente, într-o sală care nu a fost gândită pentru masă. Asta schimbă alegerile:

• porții ușor de mâncat cu o mână, fără sosuri care curg;
• ambalaje individuale, ca fiecare să își ia porția fără să aștepte la rând;
• livrare la ora exactă, pentru că ședința nu se oprește ca să aștepte curierul;
• strângere rapidă, pentru că sala e rezervată pentru altă întâlnire după.

Pentru evenimente mai mari, cu pauze de cafea la conferințe, am scris un ghid separat: Coffee break la conferință.

Pasul 1: formatul potrivit

Alegeți formatul după durata ședinței și după cât timp au oamenii pentru masă:

1. Cafea, apă și gustări: pentru ședințe de dimineață sau de după-amiază, de câteva ore, fără pauză de masă.
2. Finger food și sandwich-uri: pentru ședințe care trec de prânz, unde oamenii mănâncă fără să se ridice de la masă.
3. Cutii individuale de prânz: fiecare participant are porția lui, cu numele sau eticheta pe cutie. Potrivite când există restricții alimentare diferite în grup.
4. Bufet: pentru training-uri cu o pauză de masă clară în program și o sală separată sau un colț unde se poate servi.

Nu e nevoie de același format pentru toată ziua. La un training de o zi, de exemplu, merge cafea și gustări dimineața, prânz la cutie sau bufet și din nou cafea după-amiază.

Pasul 2: lista de participanți și porțiile

Cea mai frecventă problemă la cateringul de ședință e numărul de porții. Prea puține și cineva rămâne fără masă, de obicei invitatul. Prea multe și mâncarea se aruncă. Câteva reguli practice:

• Lucrați cu lista de confirmări, nu cu lista de invitați.
• Stabiliți o oră limită până la care se pot modifica porțiile și comunicați-o participanților.
• Numărați și oamenii din afara listei: vorbitorul invitat, tehnicianul care ajută la proiector, șoferul care așteaptă.
• Cereți furnizorului termenul de modificare a comenzii, ca să știți până când puteți ajusta numărul.

Cantitatea pe persoană o stabiliți cu furnizorul, în funcție de format și de ora ședinței. O porție gândită ca gustare între două ședințe nu e aceeași cu un prânz complet.

Pasul 3: restricții alimentare și alergeni

La o ședință de zece persoane, șansa să existe cel puțin o restricție alimentară e mare: vegetarian, fără gluten, fără lactoză, o alergie la nuci. Câteva reguli:

• Întrebați la confirmarea participării, cu un câmp simplu în invitație sau în formular.
• Transmiteți furnizorului restricțiile în scris, nu la telefon.
• Cereți ca porțiile speciale să fie ambalate și etichetate separat, cu numele persoanei, ca să nu le ia altcineva.
• Cereți lista de alergeni pentru fiecare produs din meniu.

Despre informarea privind alergenii la evenimentele corporate am scris pe larg în articolul Alergeni în meniul unui eveniment corporate.

Pasul 4: ce întrebi furnizorul despre igienă și livrare

Firma de catering este operator din industria alimentară. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare stabilește normele generale de igienă pentru operatorii din industria alimentară pe tot lanțul, de la producția primară până la punerea pe piață, inclusiv obligațiile privind procedurile bazate pe principiile HACCP și bunele practici de igienă (OIPMA, Regulamentul (CE) 852/2004). Nu e treaba biroului să verifice aceste proceduri, dar câteva întrebări simple vă spun dacă furnizorul tratează serios subiectul:

• Cum transportă mâncarea? În ce fel de cutii sau genți, cum păstrează reci produsele reci și calde pe cele calde.
• Cât timp trece de la preparare la livrare?
• Ce etichetă are fiecare cutie? Produsul, data, alergenii.
• Ce se întâmplă dacă livrarea întârzie? Cine anunță și ce variantă de rezervă există.

Pe partea voastră: nu lăsați produsele reci ore întregi pe masa din sală. Dacă ședința se prelungește, puneți-le la frigider până la pauză.

Pasul 5: sala, ora și ce rămâne după

Detaliile practice fac diferența dintre o pauză de cinci minute și o ședință întreruptă:

• Ora livrării: cu puțin înainte de pauză, nu la începutul ședinței, ca mâncarea să nu stea pe masă.
• Locul de livrare: recepția știe că vine catering și unde îl duce; curierul are numele unei persoane de contact.
• Masa separată: mâncarea pe o masă laterală, nu pe masa de ședință, între documente și laptopuri.
• Ce mai trebuie: șervețele, tacâmuri, pahare, apă, cafea, saci pentru resturi.
• După ședință: cine strânge, unde se duc resturile și ambalajele, ce se întâmplă cu porțiile neatinse.

Când ai ședințe dese: comanda recurentă

Dacă firma are ședințe de management săptămânale, training-uri lunare sau întâlniri regulate cu clienți, comanda făcută de fiecare dată de la zero consumă timp. O comandă recurentă, cu același furnizor și cu reguli stabilite o singură dată (formate, termen de modificare, persoană de contact, facturare), rezolvă cea mai mare parte din muncă. Pentru mesele zilnice ale angajaților există alt model, descris în articolul Catering zilnic pentru angajați.

SupplyOne organizează, prin categoria Catering și evenimente corporate, catering prin restaurante, finger food și sandwich-uri, transportul produselor și echipamentelor și închirierea de mese, scaune și frigidere, dintr-un singur punct de contact. Cateringul pentru ședințe intră astfel în aceeași aprovizionare cu apa, cafeaua și consumabilele biroului, pe aceeași factură. Pentru o ofertă pe calendarul vostru de ședințe, scrieți-ne pe pagina de contact.

Pe scurt: lista de verificare

1. Alegeți formatul după durata ședinței: gustări, finger food, cutii individuale sau bufet.
2. Lucrați cu lista de confirmări și cu o oră limită pentru modificări.
3. Strângeți restricțiile alimentare și cereți porții etichetate separat.
4. Întrebați furnizorul cum transportă mâncarea și ce etichetă are fiecare cutie.
5. Stabiliți ora și locul livrării, masa separată și cine strânge după.
6. Pentru ședințe dese, treceți pe comandă recurentă.