Toner imprimantă birou: cum alegi cartușul și cum ții stocul sub control

Tonerul e unul dintre puținele consumabile de birou care opresc lucrul pe loc. Când se termină hârtia, cineva găsește un top în alt dulap. Când se termină tonerul la imprimanta care scoate contractele, facturile sau avizele, oamenii așteaptă, se plimbă pe la alte etaje sau trimit documentele la printat în altă parte. De aceea tonerul pentru imprimanta de birou merită o regulă simplă de aprovizionare, nu o comandă făcută în grabă de fiecare dată când apare mesajul „toner scăzut”.

Mai jos găsiți pașii pe care îi poate urma un office manager sau un responsabil de achiziții ca să aleagă corect cartușele, să compare oferte pe aceeași bază și să nu rămână fără rezervă.

De ce tonerul merită o regulă, nu o comandă de urgență

În majoritatea birourilor, problema nu e prețul unui cartuș, ci felul în care se cumpără. Comenzile de urgență au trei efecte previzibile:

• se plătește mai mult, pentru că nu mai e timp de comparat oferte;
• se greșește modelul, pentru că cineva citește codul de pe imprimantă în loc de codul cartușului;
• se adună facturi mici, de la furnizori diferiți, pe care contabilitatea trebuie să le urmărească separat.

O regulă scrisă, chiar și de o jumătate de pagină, rezolvă toate trei: cine verifică nivelul, ce coduri se comandă, cât stoc se ține și de la cine se cumpără.

Pasul 1: inventarul imprimantelor

Primul lucru este o listă cu toate imprimantele și multifuncționalele din birou. Pentru fiecare aparat notați:

1. locația (etaj, departament, sală);
2. modelul exact al imprimantei, de pe eticheta din spate sau din meniul aparatului;
3. codul cartușului folosit, citit de pe cartușul montat sau din manualul aparatului;
4. tipul: monocrom sau color; la color, fiecare culoare are un cod separat;
5. cine folosește aparatul și pentru ce (facturi, contracte, documente interne, materiale de prezentare).

Lista arată de obicei două lucruri. Primul: în birou există mai multe modele de imprimante decât credea cineva, fiecare cu alt cartuș. Al doilea: două-trei aparate fac cea mai mare parte din printare. Acolo trebuie să fie mereu rezervă.

Dacă aveți de ales la înlocuirea unui aparat, reducerea numărului de modele diferite simplifică mult aprovizionarea: mai puține coduri, mai puține cartușe ținute pe raft.

Pasul 2: randamentul declarat și cum îl citești

Pe cutia fiecărui cartuș apare un număr de pagini. Acel număr nu e o promisiune pentru biroul vostru, ci rezultatul unei metode de test. Pentru cartușele de toner monocrom, metoda este descrisă de standardul ISO/IEC 19752, care evaluează randamentul în pagini al cartușelor cu toner pentru imprimantele și multifuncționalele electrofotografice monocrom. Standardul precizează că testul măsoară doar randamentul cartușului și că din el nu se pot trage alte concluzii despre calitate sau fiabilitate (IEC Webstore, ISO/IEC 19752). Versiunea din 2017 a fost înlocuită de o ediție nouă, ISO/IEC 19752:2025 (aceeași sursă).

Ce înseamnă asta în practică:

• Comparați cartușe testate după aceeași metodă. Dacă o ofertă spune doar „aproximativ X pagini”, fără să precizeze metoda, cereți precizarea.
• Randamentul real diferă de cel declarat. Paginile cu tabele, grafice sau logo-uri mari consumă mai mult toner decât o scrisoare simplă.
• Calculați costul pe pagină, nu doar prețul cartușului: prețul cartușului împărțit la randamentul declarat. Un cartuș mai scump, cu randament mai mare, poate ieși mai ieftin pe pagină.
• Randamentul nu spune nimic despre calitatea printului. Pentru asta aveți nevoie de un test pe aparatul vostru.

Pasul 3: original sau compatibil

Întrebarea apare în fiecare birou. Nu există un răspuns valabil pentru toți, dar există câteva criterii care vă ajută să decideți:

Cartușul original (al producătorului imprimantei) are de partea lui compatibilitatea sigură cu aparatul și, de obicei, o calitate constantă a printului. Este alegerea comodă pentru aparatele care printează documente oficiale sau materiale pentru clienți.

Cartușul compatibil (produs de alt fabricant pentru același model de imprimantă) are de obicei un preț mai mic. Merită verificat:

• dacă randamentul este declarat după aceeași metodă ca la original;
• ce garanție oferă vânzătorul pentru cartuș și ce face dacă un cartuș nu e recunoscut de imprimantă;
• ce spun condițiile de garanție ale imprimantei voastre despre consumabilele folosite; citiți documentele aparatului, nu presupuneri de pe forumuri.

O abordare prudentă: testați un compatibil pe o singură imprimantă, cu volum mediu de printare, câteva săptămâni. Dacă printul e curat și aparatul nu dă erori, extindeți. Dacă nu, rămâneți la original pentru acel model.

Pasul 4: cât stoc ții și unde

Nu există o cifră corectă pentru toate birourile, dar regula de bază e simplă:

• cel puțin un cartuș de rezervă pentru fiecare model folosit zilnic;
• pentru imprimantele color, rezervă pentru culoarea care se termină cel mai des (de obicei negru);
• recomanda­rea se face când rezerva iese din dulap, nu când imprimanta afișează „toner gol”.

Unde țineți cartușele contează și el. Păstrați-le în cutia originală, sigilate, într-un dulap uscat, departe de calorifere și de geam. Scrieți pe raft codul cartușului și imprimanta pentru care este, ca oricine din echipă să ia cartușul corect. Un singur loc de depozitare pentru tot biroul e mai ușor de controlat decât rezerve împrăștiate prin sertare.

Dacă aveți deja o listă de necesar pentru papetărie, adăugați tonerul acolo, cu același ritm de verificare. Am scris despre această listă în articolul Necesar papetărie birou.

Pasul 5: cartușele goale

Cartușele goale nu se aruncă la gunoiul obișnuit. Câteva reguli practice:

• Puneți cartușul gol în punga și cutia celui nou, ca să nu se împrăștie praful de toner.
• Strângeți-le într-o cutie dedicată, lângă locul de depozitare al rezervelor.
• Întrebați furnizorul dacă preia cartușele goale sau vă poate recomanda un serviciu de colectare.
• Nu deschideți cartușele ca să le „scuturați” sau să le reumpleți în birou; praful de toner murdărește și se curăță greu.

Cum legi tonerul de restul comenzii de consumabile

Tonerul nu trebuie cumpărat separat de restul consumabilelor. Când intră în aceeași comandă cu hârtia, dosarele, produsele de curățenie și consumabilele igienico-sanitare, câștigați:

• o singură comandă pe perioadă, făcută de aceeași persoană, după aceeași listă;
• o singură factură pentru contabilitate, în loc de multe facturi mici;
• un singur interlocutor dacă un cod e greșit, o livrare întârzie sau un cartuș are defect.

Asta face SupplyOne ca furnizor unic: preia lista voastră de consumabile, inclusiv codurile de toner pentru imprimantele din birou, și o livrează într-o comandă comună. Vedeți ce intră în categoria Consumabile birou, papetărie și produse de curățenie sau citiți cum alegeți un furnizor unic pentru consumabile de birou.

Pe scurt: lista de verificare

1. Faceți inventarul imprimantelor, cu codul exact al cartușului pentru fiecare.
2. Comparați ofertele după costul pe pagină, pe randamente declarate după aceeași metodă.
3. Decideți pe fiecare model: original sau compatibil testat.
4. Țineți cel puțin o rezervă pentru aparatele folosite zilnic și recomandați când rezerva iese din dulap.
5. Strângeți separat cartușele goale.
6. Puneți tonerul în aceeași comandă cu restul consumabilelor.

Dacă vreți să trimiteți lista de imprimante și consumabile și să primiți o ofertă comună, scrieți-ne pe pagina de contact.