Consumabile pentru cafea la birou: ce comanzi și cum ții stocul

Cafeaua este primul lucru pe care îl observă oamenii când lipsește din birou. Al doilea este că nu mai e lapte, că s-au terminat paharele pentru vizitatori sau că espresorul cere detartrare și nimeni nu știe unde e produsul. Consumabilele pentru cafea sunt mărunte, se comandă des și ajung de multe ori pe facturi diferite, de la magazine diferite. Articolul de față îți dă lista completă, o metodă simplă de calcul al necesarului și câteva reguli de stoc, ca să nu mai cumperi pe fugă.

De ce contează consumabilele, nu doar cafeaua

Când un birou alege cafeaua, discuția se poartă despre boabe, capsule sau cafea măcinată și despre espresor. Am scris despre asta separat, în ghidul despre cafeaua boabe pentru birou și în articolul despre espresorul în comodat. Consumabilele din jurul cafelei sunt însă cele care se termină neanunțat:

• se consumă în ritmuri diferite (laptele se termină mult mai repede decât agitatoarele);
• unele expiră (laptele, smântâna pentru cafea, unele siropuri);
• unele sunt cerute de producătorul aparatului (produse de detartrare, tablete de curățare), iar folosirea altora poate afecta garanția sau contractul de comodat;
• cele mai multe sunt cumpărate „la nevoie", de un coleg, cu decont, ceea ce înseamnă bonuri și facturi mici greu de urmărit.

Lista de consumabile cafea birou, pe grupe

Mai jos e o listă de lucru. Nu orice birou are nevoie de tot; bifează ce se aplică la voi.

Pentru băutură

• cafea (boabe, măcinată sau capsule, după aparat);
• lapte UHT, lapte proaspăt sau lapte praf;
• alternative vegetale, dacă în echipă sunt colegi care le preferă;
• zahăr, zahăr brun, îndulcitor;
• ceai și, eventual, cacao sau ciocolată caldă (despre ceai avem un articol separat).

Pentru servire

• căni reutilizabile pentru echipă;
• pahare de unică folosință și capace, pentru vizitatori și ședințe;
• agitatoare (din lemn sau reutilizabile, lingurițe);
• șervețele de masă;
• tăvi sau suporturi pentru ședințe.

Pentru aparat și igienă

• produs de detartrare și tablete de curățare compatibile cu espresorul;
• filtre de apă, dacă aparatul le folosește;
• burete și detergent de vase pentru căni;
• prosoape de hârtie pentru blat;
• saci pentru deșeuri, inclusiv pentru zaț și pentru ambalajele colectate separat.

Partea de bucătărie mai largă (vesela, electrocasnicele, produsele de bază) o găsești în ghidul de aprovizionare a bucătăriei de birou.

Pahare de unică folosință sau căni: ce spune legislația

Paharele pentru băuturi sunt pe lista produselor din plastic de unică folosință vizate de Directiva (UE) 2019/904. Potrivit ghidului de întrebări și răspunsuri al Ministerului Mediului, paharele pentru băuturi trebuie să poarte la introducerea pe piață un marcaj clar care informează despre gestionarea deșeurilor și despre prezența plasticului, iar directiva urmărește reducerea consumului acestor produse (mmediu.ro, întrebări și răspunsuri despre Directiva 2019/904). Textul directivei este pe EUR-Lex.

Pentru birou, concluzia practică e simplă:

1. echipa internă folosește căni reutilizabile, iar paharele de unică folosință rămân pentru vizitatori, ședințe externe și evenimente;
2. când cumperi pahare de unică folosință, verifici marcajul de pe ambalaj sau de pe produs;
3. ai un loc clar pentru colectarea separată a paharelor și a ambalajelor (vezi ghidul nostru despre colectarea selectivă la birou).

Trecerea la căni scade și volumul de pahare pe care îl comanzi, deci și spațiul de depozitare.

Cum calculezi necesarul lunar

Nu există un consum „standard" valabil pentru orice birou. Există însă o metodă care îți dă o cifră bună după prima lună.

Pasul 1. Numără consumatorii. Câte persoane sunt efectiv la birou, în medie, pe zi? Dacă lucrați hibrid, folosește prezența reală, nu numărul de angajați.

Pasul 2. Estimează consumul pe persoană. Întreabă echipa sau urmărește o săptămână câte cafele se fac (multe espresoare au contor). Notează separat câte sunt cu lapte.

Pasul 3. Transformă în produse. Pentru fiecare consumabil scrii cât se folosește la o porție: un agitator, un plic de zahăr pentru cei care beau cu zahăr, o cantitate de lapte. Înmulțești cu numărul de porții pe lună.

Pasul 4. Adaugă vizitatorii și ședințele. Paharele și capacele țin mai mult de numărul de întâlniri cu externi decât de echipă.

Exemplu de calcul, cu cifre ipotetice: dacă la birou sunt în medie 20 de persoane, fiecare bea 2 cafele pe zi și sunt 21 de zile lucrătoare, rezultă 840 de porții pe lună. Dacă jumătate sunt cu lapte și zahăr, ai nevoie de aproximativ 420 de plicuri de zahăr și de laptele pentru 420 de porții. Cifrele voastre vor fi altele; important e să le măsori o lună și să ajustezi.

Unde se pierd bani și timp

• Comenzi mici și dese. Fiecare drum la magazin înseamnă timp de lucru, un bon sau o factură în plus și un decont.
• Produse expirate. Laptele cumpărat în cantitate mare pentru că „era la ofertă" ajunge la gunoi.
• Consumabile incompatibile cu aparatul. Un produs de detartrare ales după preț, nu după recomandarea producătorului, poate crea probleme la service.
• Fără responsabil. Când nu e clar cine verifică stocul, fiecare presupune că a comandat altcineva.

Cum ții stocul fără să rămâi fără lapte vineri

1. Stabilește un responsabil (office manager, recepție sau un coleg prin rotație) și o zi fixă de verificare.
2. Fixează un stoc minim pentru fiecare produs. Când ajungi la el, intră pe lista de comandă. Pentru lapte stocul minim e mic și verificat des; pentru agitatoare poate fi mare.
3. Separă perisabilele de restul. Produsele care nu expiră repede pot fi comandate lunar sau chiar mai rar, ca să ai mai puține livrări.
4. Primul intrat, primul ieșit. La raft, produsele noi merg în spate.
5. Păstrează lista într-un singur loc, de exemplu un tabel comun, cu cantitatea comandată și consumul real, ca să corectezi necesarul după fiecare lună.

De ce merită o singură comandă și o singură factură

Consumabilele pentru cafea sunt doar o parte din ce se cumpără lunar pentru un birou: mai sunt apa, gustările, papetăria, produsele de curățenie și cele igienico-sanitare. Dacă fiecare vine de la alt furnizor, contabilitatea primește multe facturi mici, iar cine face comenzile ține legătura cu mai mulți oameni.

SupplyOne lucrează ca furnizor unic pentru companii: poți comanda într-o singură solicitare produse din categoria apă, cafea și alimente la birou împreună cu consumabile de birou și de curățenie, iar comanda ajunge pe o singură factură. Am descris cum se organizează o astfel de comandă recurentă în articolul despre aprovizionarea lunară a biroului.

Dacă vrei să pornești de la lista de mai sus, trimite-ne necesarul estimat prin pagina de contact și îți facem o ofertă pentru comanda voastră.