Achiziții materiale de mentenanță pentru firme: cum le centralizezi cu curățenia și consumabilele

Într-o clădire de birouri, o lampă arsă, un robinet care picură sau o ușă care nu se mai închide bine sunt probleme mici. Problema mare apare când fiecare dintre ele se rezolvă cu o cumpărătură separată: tehnicianul ia ce găsește la cel mai apropiat magazin de bricolaj, plătește cu cardul firmei sau din buzunar, iar contabilitatea primește bonuri și facturi de la o mulțime de furnizori. Ghidul de mai jos arată cum organizezi achizițiile de materiale de mentenanță ca să nu mai fie o sursă de haos și cum le aduci în același flux cu produsele de curățenie și consumabilele de birou.

De ce se împrăștie achizițiile de mentenanță

Spre deosebire de papetărie sau cafea, materialele de mentenanță se cumpără de obicei „la nevoie”. Fiecare defect produce o comandă nouă, de multe ori urgentă. Rezultatul, în multe firme:

• mulți furnizori mici, folosiți ocazional, fără condiții negociate;
• documente greu de urmărit: bonuri, facturi pe persoane diferite, deconturi;
• prețuri neverificate, pentru că în urgență nimeni nu compară oferte;
• lipsa istoricului: nu știi cât s-a cheltuit anul trecut pe becuri, vopsea sau piese pentru instalațiile sanitare;
• timp pierdut de tehnicieni pe drum spre magazin, în loc de lucru efectiv.

În paralel, aceeași clădire are nevoie lunar de produse de curățenie și de consumabile de birou, cumpărate prin alte canale, de alte persoane. Trei fluxuri de achiziții separate pentru aceeași locație.

Ce materiale de mentenanță cumpără de obicei o firmă

Lista diferă în funcție de clădire, dar câteva grupe apar aproape peste tot:

• Materiale electrice: becuri și tuburi LED, starter-e, prize, întrerupătoare, prelungitoare, cabluri, bandă izolatoare, siguranțe.
• Instalații sanitare: garnituri, robineți, sifoane, flexibile, mecanisme pentru rezervoare, dopuri și teflon.
• Finisaje: vopsea lavabilă pentru retușuri, glet, chit, trafaleți și pensule, bandă de mascare.
• Siliconi, spume și adezivi: pentru rosturi la băi, bucătării și tâmplărie.
• Feronerie: șuruburi, dibluri, balamale, mânere, închizători pentru uși.
• Scule și consumabile pentru scule: burghie, discuri, lame, baterii.
• Echipamente de protecție pentru echipa de mentenanță: mănuși, ochelari, măști.
• Materiale sezoniere: material antiderapant și unelte pentru deszăpezire iarna.

Pentru ce merită ținut permanent în depozitul clădirii am scris un articol separat despre stocul de consumabile de mentenanță. Gama de produse o găsești în categoria Materiale de construcții și mentenanță.

De ce merită să le centralizezi cu curățenia și consumabilele

Materialele de mentenanță, produsele de curățenie și consumabilele de birou au trei lucruri în comun: sunt achiziții indirecte (nu intră în produsul sau serviciul pe care îl vinde firma), se consumă constant și ajung în aceeași clădire. Asta le face potrivite pentru o comandă comună.

Ce câștigi concret când le aduci la un singur furnizor:

O singură comandă pentru aceeași locație. Becurile, detergenții și hârtia de copiator ajung cu aceeași livrare. Recepția se face o dată, de o singură persoană.

O singură factură. În loc de facturi de la un magazin de bricolaj, un distribuitor de produse de curățenie și un furnizor de papetărie, contabilitatea primește un document pentru tot.

Istoric clar. Vezi într-un singur loc ce s-a cumpărat, pentru ce clădire și când. Poți planifica bugetul de mentenanță pe anul următor pe date reale.

Mai puține cumpărături pe cont propriu. Când tehnicianul știe că materialele vin prin comanda comună, deconturile și bonurile răzlețe scad.

Produsele de curățenie și consumabilele de birou se comandă din categoria Consumabile birou, papetărie și produse de curățenie, în aceeași comandă cu materialele de mentenanță.

Ce documente ceri la achiziția materialelor

Centralizarea nu înseamnă doar comoditate, ci și documente complete pentru fiecare produs.

Declarația de performanță și marcajul CE

Pentru produsele pentru construcții acoperite de un standard armonizat, Regulamentul (UE) nr. 305/2011 stabilește regulile privind modul de exprimare a performanței în raport cu caracteristicile lor esențiale și privind utilizarea marcajului CE (EUR-Lex). Pe scurt, producătorul întocmește o declarație de performanță, iar furnizorul trebuie să o poată pune la dispoziție. Am explicat ce verifici într-o astfel de declarație în articolul despre declarația de performanță la materialele de construcții.

Fișa cu date de securitate

Pentru siliconi, spume, solvenți, vopsele și produse de curățenie cu substanțe chimice, ceri fișa cu date de securitate. Ea spune cum se depozitează produsul, ce echipament de protecție folosești și ce faci în caz de accident. Detalii în articolul despre fișa cu date de securitate.

Factura și documentul de livrare

Fiecare livrare trebuie să vină cu factura și cu un document de livrare pe care îl compari cu comanda. Dacă ai mai multe locații, cere ca pe document să apară adresa de livrare, ca să aloci corect costul pe clădire.

Cum organizezi achizițiile: plan și urgențe

Nu toate achizițiile de mentenanță se pot planifica, dar multe da. Împarte-le în trei grupe.

1. Materiale recurente. Becuri, tuburi LED, baterii, garnituri, silicon, bandă izolatoare. Se consumă constant, așa că intră în comanda lunară sau trimestrială, alături de produsele de curățenie.

2. Materiale pentru lucrări planificate. Zugrăveli de întreținere, revizii, schimbarea unor corpuri de iluminat. Le stabilești din planul de mentenanță preventivă și le comanzi înainte de lucrare, nu în ziua ei.

3. Urgențe. Un defect neprevăzut, o piesă care cedează. Aici contează să ai un stoc minim în clădire pentru cele mai frecvente piese și un furnizor care știe deja ce clădire ai și ce materiale folosești.

Cu cât grupele 1 și 2 sunt mai bine acoperite, cu atât urgențele sunt mai rare și mai mici.

Cine trebuie să fie implicat în firmă

Ca achizițiile să funcționeze centralizat, trei roluri trebuie să comunice:

• Echipa de mentenanță sau administratorul clădirii știe ce materiale se folosesc și ce lucrări urmează.
• Office managerul sau responsabilul de achiziții strânge cererile, le adaugă la comanda comună și recepționează livrarea.
• Contabilitatea primește factura și documentele și verifică dacă se potrivesc cu comanda.

O listă comună de produse, actualizată lunar, e suficientă pentru început. Nu ai nevoie de un sistem complicat, ci de o singură persoană care adună cererile și de un singur furnizor care livrează tot.

Cum te ajută SupplyOne

SupplyOne este furnizor unic de aprovizionare pentru companii. Materialele de construcții și mentenanță, produsele de curățenie, consumabilele de birou și papetăria, apa, cafeaua și cateringul pot fi comandate de la același partener, pentru aceeași locație. Asta înseamnă o singură persoană de contact, comenzi planificate și o singură factură pentru achizițiile indirecte ale clădirii.

Dacă vrei să centralizezi achizițiile, trimite-ne prin pagina de contact lista actuală de materiale de mentenanță, produse de curățenie și consumabile, iar echipa noastră revine cu o propunere.