Fișa cu date de securitate la produsele de curățenie: ce ceri furnizorului

Când o firmă cumpără detergenți profesionali, degresanți, soluții pentru pardoseli sau produse pentru grupurile sanitare, nu cumpără doar un recipient cu lichid. Cumpără și o obligație de informare: cine folosește produsul trebuie să știe ce pericole are, cum se depozitează și ce faci dacă ajunge pe piele sau în ochi. Documentul care adună toate acestea este fișa cu date de securitate (FDS). Mai jos găsești ce este fișa cu date de securitate pentru produse de curățenie, când furnizorul trebuie să ți-o dea și cum o ceri ca să nu rămâi cu un raft plin de produse fără documente.

Ce este fișa cu date de securitate pentru produse de curățenie

Fișa cu date de securitate este documentul prin care producătorul sau importatorul transmite mai departe, pe lanțul de aprovizionare, informațiile despre pericolele unei substanțe sau ale unui amestec și despre măsurile de folosire în siguranță. Regulile vin din Regulamentul (CE) nr. 1907/2006 (REACH), articolul 31, iar conținutul detaliat al fișei este stabilit în Anexa II la REACH (msds-europe.com).

Clasificarea pericolelor, pictogramele și frazele de pe etichetă se fac după Regulamentul (CE) nr. 1272/2008 (CLP), care aliniază regulile europene la Sistemul Global Armonizat al ONU (EUR-Lex, sinteza CLP). Eticheta îți spune pe scurt ce pericole are produsul; fișa îți explică pe larg ce faci cu ele.

Pentru o firmă care cumpără produse de curățenie, fișa nu este o formalitate de arhivă. Este documentul la care te uiți când:

• stabilești unde și cum depozitezi produsele;
• alegi echipamentul de protecție pentru echipa de curățenie;
• instruiești o persoană nouă din echipă;
• ai un incident, de exemplu un produs vărsat sau o stropire în ochi.

Când furnizorul este obligat să o dea

Conform articolului 31 din REACH, fișa cu date de securitate trebuie furnizată gratuit și în formă documentată atunci când substanța sau amestecul este clasificat ca periculos conform CLP, când substanța este identificată ca persistentă, bioacumulabilă și toxică (PBT) sau foarte persistentă și foarte bioacumulabilă (vPvB) ori când este inclusă în lista substanțelor candidate (msds-europe.com).

Există și o a doua situație: pentru unele amestecuri care nu sunt clasificate ca periculoase, furnizorul trebuie să dea fișa la cererea cumpărătorului. Este cazul, de exemplu, al amestecurilor negazoase care conțin cel puțin 1% în greutate dintr-o substanță periculoasă sau care conțin anumite substanțe (de exemplu sensibilizante cutanate de categoria 1) în concentrație de cel puțin 0,1% (msds-europe.com).

Mai e un detaliu practic: produsele vândute publicului larg, care au pe etichetă suficiente informații de siguranță, nu sunt însoțite automat de fișă. Dacă însă le folosești profesional în firmă, ai dreptul să o ceri. De aceea merită să ceri fișa pentru toate produsele de curățenie din comenzile firmei, nu doar pentru cele cu pictograme vizibile.

Fișa se furnizează în limba oficială a statului membru în care produsul este pus pe piață, cu excepția cazului în care statul decide altfel (ekotox.ro, citând articolul 31 din REACH). Pentru produsele cumpărate în România, ceri fișa în limba română.

Ce informații din fișă folosești concret la birou

O fișă completă are multe secțiuni tehnice, dar pentru administrarea curățeniei într-un birou contează în special câteva:

Identificarea produsului și a furnizorului. Verifici că numele comercial din fișă corespunde exact cu cel de pe recipient. O fișă pentru „varianta concentrată” nu acoperă automat varianta gata de folosire.

Identificarea pericolelor. Aici găsești clasificarea CLP, pictogramele și frazele de pericol. Este punctul de plecare pentru evaluarea riscurilor făcută de responsabilul cu securitatea în muncă.

Măsuri de prim ajutor. Este secțiunea pe care o vrei la îndemână lângă locul în care se diluează produsele, nu într-un dosar închis în alt etaj.

Manipulare și depozitare. Îți spune ce produse nu se țin împreună, la ce temperatură se depozitează și dacă recipientul trebuie ținut închis sau ferit de lumină. Este relevantă mai ales când aceeași cameră tehnică ține și produse de curățenie, și materiale de mentenanță.

Controlul expunerii și protecția personală. Aici afli dacă echipa are nevoie de mănuși, de ochelari de protecție sau de ventilație suplimentară. Pe baza ei comanzi consumabilele de protecție odată cu produsele.

Considerații privind eliminarea. Spune cum se aruncă resturile și ambalajele golite.

Agenția Europeană pentru Produse Chimice (ECHA) precizează că utilizatorii din aval, adică firmele care primesc fișele și folosesc produsele, au obligația să identifice și să aplice măsurile potrivite pentru controlul riscurilor (ECHA). Cu alte cuvinte, nu ajunge să ai fișa; trebuie să o și folosești.

Cum organizezi fișele când cumperi de la mai mulți furnizori

Problema apare rar la primul produs. Apare după un an, când în camera tehnică sunt produse de la trei-patru furnizori, unele înlocuite între timp cu „echivalente”, iar dosarul cu fișe nu mai corespunde cu ce este pe raft.

Câteva reguli simple care țin dosarul la zi:

1. O listă unică a produselor folosite. Un tabel cu numele comercial, furnizorul, locul de depozitare și data fișei. Lista se actualizează la fiecare produs nou.
2. Fișa intră înaintea produsului. Un produs nou nu se pune pe raft până nu există fișa lui în dosar.
3. Copie la locul de folosire. Versiunea completă stă la responsabilul cu securitatea în muncă, iar lângă depozitul de produse stă o copie sau un acces rapid la varianta electronică.
4. Verificare la schimbarea produsului. Când furnizorul înlocuiește un detergent cu altul, ceri fișa noului produs, chiar dacă destinația e aceeași.
5. Revizuire periodică. O dată la câteva luni compari lista cu ce este fizic pe raft și scoți din dosar fișele produselor care nu se mai folosesc.

Aici contează mult câți furnizori ai. Fiecare furnizor în plus înseamnă alt canal prin care trebuie să ceri documente, alt format și alt ritm de actualizare. Când produsele de curățenie, consumabilele igienico-sanitare și materialele de mentenanță vin de la un singur furnizor, poți cere un singur dosar, actualizat la fiecare schimbare din comandă. Am scris mai pe larg despre logica asta în articolul despre centralizarea achizițiilor indirecte.

Ce ceri furnizorului la fiecare comandă

Poți transforma totul într-o listă scurtă pe care o trimiți odată cu cererea de ofertă sau cu prima comandă:

• fișa cu date de securitate în limba română pentru fiecare produs chimic din comandă, inclusiv pentru cele nepericuloase, dacă le folosește personalul de curățenie;
• data ultimei revizuiri a fiecărei fișe;
• anunț prealabil când un produs este înlocuit cu altul, împreună cu fișa noului produs;
• pentru dezinfectanți, pe lângă fișă, documentul de avizare al produsului biocid (am explicat ce verifici în articolul despre dezinfectantul avizat pentru birou);
• recomandarea de echipament de protecție din fișă, ca să-l poți comanda odată cu produsele.

Dacă alegi abia acum produsele, articolul despre produsele de curățenie pentru birouri te ajută să faci lista de bază, iar fișele le ceri pentru produsele care rămân pe listă.

Greșeli frecvente

Fișa veche pentru produs nou. Producătorul a schimbat formula sau furnizorul a livrat alt produs, iar dosarul a rămas cu fișa veche.

Fișa în altă limbă. Un document pe care echipa nu îl poate citi nu ajută la nimic în momentul unui incident.

Produsele „de magazin” fără fișă. Un detergent cumpărat ocazional din comerț și folosit apoi zilnic de echipa de curățenie intră tot în activitatea profesională a firmei.

Dosarul ținut doar în birou. Fișa trebuie să fie accesibilă acolo unde se lucrează cu produsul.

Echipamentul de protecție comandat separat și uitat. Dacă fișa cere mănuși sau ochelari, acestea trebuie să fie pe raft odată cu produsul.

Cum te poate ajuta SupplyOne

SupplyOne este furnizor unic pentru aprovizionarea firmelor, inclusiv pentru consumabile de birou, papetărie și produse de curățenie și pentru materiale de mentenanță. Dacă vrei să aduni într-o singură comandă recurentă produsele de curățenie și documentele lor, scrie-ne prin pagina de contact cu lista produselor pe care le folosești acum.