Hârtie copiator A4 pentru birou: cum alegi gramajul, albul și cantitatea

Hârtia copiator A4 e consumabilul pe care nimeni nu-l observă până când se termină. Atunci se oprește imprimarea contractelor, a facturilor pe hârtie, a proceselor-verbale și a materialelor pentru ședințe. Pentru că se cumpără des și în cantități mari, merită să știi ce cumperi: ce înseamnă gramajul, ce e gradul de alb, câte topuri îți trebuie pe lună și cum o depozitezi ca să nu blocheze imprimanta.

Ghidul de mai jos e pentru office manageri, administratori și oamenii de la achiziții care comandă hârtie pentru un birou sau pentru mai multe sedii.

Ce înseamnă, concret, hârtie copiator A4

A4 este un format din seria A a standardului internațional ISO 216 și are exact 210 x 297 mm. Raportul dintre laturi este 1:√2, ceea ce înseamnă că, dacă tai o coală A3 (297 x 420 mm) în două, obții două coli A4, iar o coală A4 tăiată în două dă două coli A5 (148 x 210 mm). Suprafața unei coli A4 este 0,0625 m² (sursa: hartiedimensiuni.ro).

„Hârtie copiator” sau „hârtie multifuncțională” înseamnă, în practică, hârtie albă netedă, gândită să treacă prin imprimante laser, inkjet și copiatoare. Fișele de produs ale distribuitorilor din România o descriu de regulă ca format A4 (210 x 297 mm), 80 g/mp, compatibilă cu imprimante laser și inkjet, alb-negru și color (exemplu: officedirect.ro).

Gramajul: de ce 80 g/m² e alegerea implicită

Gramajul arată câte grame cântărește un metru pătrat de hârtie. La 80 g/m², o coală A4 cântărește 5 g, pentru că are 0,0625 m² (hartiedimensiuni.ro). De aici iese un calcul util la logistică: un top de 500 de coli are aproximativ 2,5 kg, iar o cutie de 5 topuri are în jur de 12,5 kg, fără carton.

De ce 80 g/m² este standardul de birou:

• trece fără probleme prin tăvile și cuptorul imprimantelor obișnuite;
• e suficient de opacă pentru imprimare față-verso la documente interne;
• e varianta pe care o au în stoc aproape toți distribuitorii, deci o găsești ușor și o poți înlocui cu un sortiment echivalent.

Când are sens alt gramaj? Pentru oferte, prezentări sau documente care pleacă la clienți, unele firme preferă o hârtie mai groasă. În acest caz verifică în manualul imprimantei gramajul maxim acceptat de tava principală și de unitatea duplex. Nu presupune că orice imprimantă de birou acceptă orice grosime.

Gradul de alb și clasa hârtiei

Pe ambalaje vei vedea o valoare CIE. Este unitatea în care se exprimă gradul de alb al hârtiei: cu cât valoarea CIE e mai mică, cu atât hârtia e mai închisă la culoare. Hârtiile mai închise sunt de obicei din material reciclat și mai ieftine, cu un grad de alb între 55 și 85 CIE, conform ghidului de cumpărare publicat de compari.ro.

Distribuitorii mai împart hârtia de copiator în clasele A, B și C, iar parametrii după care se face împărțirea sunt mai ales greutatea și gradul de alb (activepaper.ro). Clasa nu e un standard unic, la fel pentru toți producătorii, așa că nu compara doar eticheta „clasa A” de la doi furnizori diferiți. Compară valorile scrise pe ambalaj: gramajul, gradul de alb CIE și, dacă apare, opacitatea.

O regulă practică:

• documente interne, ciorne, rapoarte printate pentru uz propriu: hârtie de 80 g/m², fără pretenții mari la alb;
• documente care pleacă la clienți sau parteneri: hârtie mai albă, eventual cu gramaj mai mare, într-o cantitate mică, separată de stocul zilnic;
• politici interne de mediu: dacă firma preferă hârtie reciclată, testează un top în imprimantele voastre înainte de o comandă mare.

Cum estimezi câtă hârtie consumă biroul

Nu există o cifră corectă pentru toate birourile. O firmă de contabilitate tipărește mult mai mult decât o echipă de dezvoltare software. Estimarea bună vine din datele tale:

1. Contoarele imprimantelor. Majoritatea imprimantelor multifuncționale afișează în meniu sau în pagina web de administrare numărul total de pagini tipărite. Notează valoarea la început de lună și la final de lună.
2. Facturile din ultimele 6-12 luni. Adună câte topuri ai cumpărat și împarte la numărul de luni. Ai o medie lunară reală.
3. Lunile de vârf. Închiderea de an, auditurile, inventarele sau perioadele cu angajări noi cresc consumul. Notează-le separat.

Din aceste date stabilești două niveluri:

• stocul de lucru: cât consumă biroul între două livrări;
• stocul de siguranță: o rezervă mică, de exemplu consumul pe o săptămână, pentru întârzieri de livrare sau pentru o lună mai aglomerată.

Când stocul ajunge la nivelul de siguranță, se plasează comanda. Dacă ai un furnizor care livrează la intervale fixe, poți transforma media lunară într-o comandă recurentă și ajustezi doar în lunile de vârf.

Depozitarea topurilor ca să nu se blocheze imprimanta

Hârtia absoarbe umezeală din aer. O hârtie umedă se ondulează, se lipește coală de coală și produce blocaje sau imprimare neuniformă. Câteva reguli simple:

• păstrează topurile în ambalajul original până când le pui în tavă;
• așază-le culcat, pe raft, nu direct pe pardoseală și nu lipite de un perete rece;
• ține-le departe de calorifere, de geamuri prin care bate soarele și de zonele unde se face curățenie umedă;
• nu încărca tava până peste marcajul de nivel maxim;
• dacă hârtia a stat într-un depozit rece, las-o câteva ore în birou înainte s-o deschizi.

Un aspect pe care îl uită multă lume: greutatea. O cutie de 5 topuri are în jur de 12,5 kg, după calculul de mai sus. Rafturile din magazia de birou trebuie să ducă această greutate, iar cutiile grele se pun pe rafturile de jos.

Hârtia pe aceeași comandă cu restul consumabilelor

Hârtia rareori se cumpără singură. Alături de ea, biroul consumă toner, dosare, pixuri, plicuri, dar și produse de curățenie și consumabile pentru bucătărie. Când fiecare categorie vine de la alt furnizor, apar probleme previzibile: facturi multe pentru sume mici, livrări în zile diferite și comenzi uitate.

Dacă grupezi hârtia cu celelalte consumabile la un singur furnizor, câștigi:

• o singură comandă și o singură factură pentru papetărie, consumabile de imprimare și produse de curățenie;
• livrări planificate, în aceeași zi, pentru toate sediile;
• un istoric clar al consumului, din care poți face bugetul pe anul următor.

SupplyOne lucrează ca furnizor unic pentru companii și are o categorie dedicată pentru consumabile birou, papetărie și produse de curățenie. Dacă vrei să vezi ce poate intra într-o comandă recurentă pentru biroul tău, scrie-ne pe pagina de contact.

Pentru restul listei de papetărie poți folosi și ghidul nostru despre necesarul de papetărie pentru birou, iar pentru imprimare, articolul despre tonerul de imprimantă.

Listă de verificare înainte de comandă

• Format: A4, 210 x 297 mm.
• Gramaj: 80 g/m² pentru uz zilnic; alt gramaj doar pentru documente speciale, verificat în manualul imprimantei.
• Grad de alb: valoarea CIE scrisă pe ambalaj, comparată între oferte.
• Ambalare: 500 de coli pe top; verifică dacă prețul e pe top sau pe cutie.
• Cantitate: media lunară din facturi sau din contoarele imprimantelor, plus stocul de siguranță.
• Livrare: în aceeași zi cu restul consumabilelor, la toate sediile.
• Depozitare: raft uscat, cutiile grele jos.