Închiriere echipamente pentru evenimentul corporate: ce comanzi odată cu cateringul

Un eveniment de companie nu se reduce la meniu. Mâncarea are nevoie de mese pe care să fie servită, de farfurii, pahare și tacâmuri, de vase care o țin la temperatura potrivită și, uneori, de un cort sau de o zonă tehnică ascunsă de invitați. Închirierea echipamentelor pentru un eveniment corporate e partea care se lasă des pe ultima sută de metri, deși tocmai ea decide dacă serviciul curge sau se blochează.

Ghidul de mai jos te ajută să faci lista de echipamente odată cu meniul, să calculezi cantitățile și să știi ce întrebi furnizorul înainte să semnezi oferta.

De ce echipamentele se planifică împreună cu meniul

Meniul dictează echipamentele. Un bufet suedez cere mese de servire, vase încălzite și spațiu pentru coadă. O cină servită la masă cere mese rotunde sau dreptunghiulare pentru toți invitații, câte un set complet de veselă pentru fiecare fel și personal care să le schimbe. Un cocktail în picioare cere mese înalte, pahare în număr mai mare decât invitații și tăvi.

Dacă alegi meniul cu o firmă și echipamentele cu alta, apar ușor goluri: nimeni nu a comandat lingurițele pentru desert, vasele de servire nu se potrivesc cu porțiile sau mesele ajung după ce a sosit mâncarea. De aceea e mai simplu să pornești de la meniu și să derivezi din el lista de echipamente, în aceeași discuție.

Mai e un motiv practic. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare stabilește obligațiile operatorilor din sectorul alimentar pentru toate etapele, inclusiv transportul și servirea (EUR-Lex). Cine livrează mâncarea răspunde de felul în care ajunge și stă pe masă, așa că echipamentele de păstrare și servire ar trebui stabilite împreună cu el.

Ce echipamente închiriezi pentru un eveniment de companie

Firmele de logistică pentru evenimente își împart de obicei oferta în câteva grupe: corturi, mobilier, textile, set-up de masă, containere, echipamente radio, decorațiuni și accesorii. Așa arată, de exemplu, catalogul de închiriere de la Event Stuff (eventstuff.ro). Le poți folosi ca listă de verificare, chiar dacă nu ai nevoie de toate.

Mobilier: mese, scaune și zone lounge

• Mese pentru dining: dreptunghiulare sau rotunde, în funcție de așezare și de spațiu.
• Mese de cocktail: înalte, pentru evenimente în picioare și pentru zona de networking.
• Scaune: câte unul pentru fiecare invitat la o cină așezată; la un cocktail, câteva locuri pentru cine are nevoie să stea jos.
• Zone lounge: canapele sau fotolii pentru o zonă de relaxare, utile la evenimentele lungi.
• Mese de lucru pentru catering: separate de cele ale invitaților, pentru pregătirea finală și debarasare.

Veselă, tacâmuri, pahare și textile

Vesela se calculează pe feluri, nu pe invitați. O cină cu aperitiv, fel principal și desert înseamnă trei farfurii și trei seturi de tacâmuri de persoană, plus pahare pentru apă, vin și, eventual, cafea. La textile intră fețele de masă, husele pentru mese și scaune și șervețelele textile, dacă nu folosiți hârtie.

Echipamente pentru servire și păstrarea mâncării

• vase încălzite (chafing dish) pentru bufet;
• tăvi, platouri și boluri de servire;
• dozatoare pentru apă, suc sau limonadă;
• echipament pentru cafea și ceai, dacă evenimentul are pauză de cafea;
• recipiente pentru gheață și răcire;
• coșuri de gunoi și saci separați pentru colectare.

Logistică: corturi, containere, delimitare

Pentru evenimentele în aer liber, cortul e baza întregului setup. Furnizorii aleg cortul după suprafață, tipul solului și condițiile meteo (eventstuff.ro). În aceeași grupă intră containerele pentru depozitare sau backstage, gardurile pentru controlul accesului și, la evenimentele mari, stațiile radio pentru echipă. Alimentarea electrică (generator sau priză de la locație) trebuie confirmată din timp, pentru că de ea depind vasele încălzite, aparatele de cafea și iluminatul.

Cum calculezi necesarul

Pornește de la patru date: numărul de invitați confirmat, formatul (așezat, bufet sau cocktail), durata și locația. Cu ele poți face un calcul simplu:

1. Locuri: la cină așezată, scaune pentru toți invitații; la cocktail, mese înalte și câteva scaune.
2. Veselă: numărul de invitați înmulțit cu numărul de feluri, plus o rezervă pentru spargeri și schimbări.
3. Pahare: separat pe tipuri (apă, vin, cafea). La evenimentele în picioare paharele se lasă des pe mese și se iau altele, deci rezerva trebuie să fie mai mare.
4. Mese de servire: după numărul de stații din bufet și după cât de lungă vrei să fie coada.
5. Textile: câte o față de masă pentru fiecare masă, plus câteva de schimb.

Procentul de rezervă nu e o regulă fixă. Discută-l cu firma de catering, care știe ritmul de servire pentru meniul ales.

Ce întrebi furnizorul înainte de ofertă

• Ce intră în preț: livrarea, montajul, demontajul, spălarea veselei?
• Cine aranjează mesele și setul de masă, și cine strânge la final?
• Cum se constată și se facturează vesela spartă sau lipsă?
• Până când se poate modifica numărul de invitați și ce se întâmplă cu echipamentele deja rezervate?
• Ce variante există dacă se schimbă vremea la un eveniment în aer liber?
• Pot primi o singură factură pentru mâncare, echipamente și transport?

Răspunsurile scrise în ofertă evită discuțiile de după eveniment, când nimeni nu mai ține minte ce s-a promis la telefon.

Un singur furnizor pentru catering și echipamente

Pentru departamentul care organizează evenimentul, fiecare furnizor în plus înseamnă încă o ofertă, încă un contract, încă o persoană de coordonat în ziua evenimentului și încă o factură de verificat. Când cateringul și echipamentele vin din aceeași sursă, lista de echipamente se face direct din meniu, iar orele de livrare se sincronizează fără intermediari.

SupplyOne face aprovizionare pentru companii ca furnizor unic, iar categoria Catering corporate și evenimente acoperă atât meniul, cât și ce ține de organizarea evenimentului. Dacă ai deja data, numărul de invitați și locația, trimite-le prin pagina de contact și pornim oferta de la ele.

Pe blog găsești și ghidurile despre cum alegi firma de catering corporate, cateringul pentru petreceri de firmă și team building și alergenii din meniul unui eveniment corporate.