Catering pentru inaugurarea sediului: meniu, echipamente și logistică într-o singură comandă

Mutarea într-un sediu nou e un moment bun pentru un eveniment: îți inviți clienții, partenerii și echipa să vadă spațiul, să cunoască oamenii și să marcheze începutul. Inaugurarea vine însă exact după o mutare, când echipa e deja ocupată cu cutii, cabluri și mobilier. De aceea, un catering pentru inaugurarea sediului trebuie gândit împreună cu echipamentele și logistica, nu separat. Mai jos ai un ghid practic: ce format alegi, ce meniu servești, ce închiriezi și ce verifici în clădire înainte de ziua evenimentului.

Ce are special o inaugurare de sediu

O inaugurare nu e o petrecere de firmă obișnuită și nici o conferință. Are câteva trăsături care schimbă felul în care organizezi cateringul:

• Spațiul e de birou, nu de eveniment. Nu ai bucătărie profesională, nu ai mese de banchet, uneori nici suficiente prize.
• Invitații circulă. Lumea vrea să vadă birourile, sălile de ședință, terasa. Nu stă așezată la masă.
• Publicul e amestecat. Clienți, parteneri, furnizori, echipa proprie, uneori presa locală sau autorități.
• Clădirea e nouă pentru toată lumea. Accesul, liftul de marfă, parcarea pentru livrare și regulile administratorului sunt încă necunoscute.
• Evenimentul e scurt. De obicei câteva ore, cu un discurs scurt și o parte de networking.

Toate acestea conduc spre un format simplu, ușor de servit în picioare, cu echipamente aduse din exterior.

Formatul evenimentului decide meniul

Înainte de meniu, stabilește trei lucruri:

1. Ora. O inaugurare la prânz cere altceva decât una seara, după program.
2. Durata. Un eveniment scurt, cu discurs și tur al biroului, se descurcă cu un cocktail. Unul care durează toată seara cere preparate mai consistente.
3. Numărul de invitați. Trimite invitațiile cu confirmare. Numărul de confirmări e baza pentru porții, veselă și mese.

Cocktail cu finger food

Este formatul cel mai potrivit pentru majoritatea inaugurărilor. Invitații mănâncă în picioare, cu o mână liberă pentru pahar, și se pot mișca prin birou. Preparatele sunt mici, servite pe platouri sau la mese înalte. Am scris separat despre finger food la evenimente corporate.

Bufet cu preparate calde

Se potrivește când inaugurarea ține mai mult sau înlocuiește cina. Are nevoie de mai mult spațiu, de echipamente pentru menținerea temperaturii și de mese unde invitații să poată lăsa farfuria.

Coffee break extins

Pentru o inaugurare dimineața, cu prezentare și tur al sediului, poate fi suficient un coffee break bogat: cafea, ceai, apă, sucuri, patiserie, fructe.

Ce meniu alegi pentru o inaugurare

Câteva principii care funcționează la evenimente de birou:

• Porții mici, fără tacâmuri complicate. Tot ce se poate mânca dintr-o mușcătură sau cu o furculiță mică.
• Preparate care rezistă la temperatura camerei pe durata evenimentului, dacă nu ai echipamente de menținere.
• Variante vegetariene clar marcate și preparate fără alergenii cei mai comuni.
• Băuturi pentru toți invitații: apă plată și minerală, sucuri, cafea, iar dacă politica firmei permite, vin sau spumant pentru toast.
• Un desert ușor de servit, de exemplu prăjituri în porții mici.

Alergenii

Regulamentul (UE) nr. 1169/2011 stabilește principiile, cerințele și responsabilitățile privind informațiile despre produsele alimentare (EUR-Lex), inclusiv despre substanțele care provoacă alergii sau intoleranțe. La un eveniment cu invitați externi, cere furnizorului lista alergenilor pentru fiecare preparat și pune etichete lângă platouri. Mai multe detalii în articolul despre alergenii din meniul unui eveniment corporate.

Echipamentele de care ai nevoie

Un sediu nou are de obicei birouri și scaune, nu mobilier pentru evenimente. Lista de echipamente de închiriat arată, în general, așa:

• Mese cocktail înalte, cu fețe de masă, pentru zonele de networking.
• Mese pentru bufet, unde se așază platourile.
• Veselă, pahare și tacâmuri, dacă nu folosești variante de unică folosință.
• Echipamente pentru menținerea temperaturii (chafing dish-uri, vitrine frigorifice), dacă meniul are preparate calde sau reci care trebuie păstrate.
• Cuier mobil pentru haine, mai ales toamna și iarna.
• Sonorizare simplă pentru discurs: microfon și boxă.
• Coșuri și saci pentru deșeuri, ușor de golit discret.

Am detaliat opțiunile într-un articol separat despre închirierea echipamentelor pentru evenimente corporate.

Logistica în sediul nou: ce verifici înainte

Majoritatea problemelor la o inaugurare nu vin din meniu, ci din clădire. Cu cel puțin câteva zile înainte, verifică împreună cu administratorul clădirii:

• Accesul pentru livrare: intrarea de serviciu, liftul de marfă, locul unde poate opri mașina de livrare și programul permis.
• Regulile clădirii: dacă sunt permise evenimente după program, dacă e nevoie de o notificare către recepție sau pază, dacă există restricții de zgomot.
• Prizele și curentul, dacă echipamentele de menținere a temperaturii sau sonorizarea au nevoie de alimentare.
• Spațiul de pregătire: o cameră sau o bucătărie mică unde echipa de catering poate lucra fără să fie văzută de invitați.
• Traseul invitaților: de la intrare la zona de cocktail, apoi turul birourilor, fără să treacă prin zona de pregătire.
• Debarasarea: cine strânge veselă și deșeurile la final și când pleacă echipamentele.

Notează toate aceste informații într-un document scurt pe care îl trimiți furnizorului odată cu comanda.

De ce merită un singur furnizor pentru catering și echipamente

Când cateringul vine de la o firmă, mesele de la alta, iar vesela de la o a treia, fiecare livrare are alt program, altă persoană de contact și altă factură. Dacă mesele întârzie, cateringul nu are unde să pună platourile. Dacă vesela vine incompletă, nimeni nu știe cine răspunde.

Un singur furnizor pentru catering și echipamente înseamnă:

• o singură persoană de contact în ziua evenimentului;
• livrări coordonate: întâi echipamentele, apoi mâncarea, în ordinea corectă;
• o singură factură pentru tot evenimentul;
• o singură discuție despre număr de invitați, modificări de ultim moment și debarasare.

Pentru o echipă care tocmai s-a mutat, asta înseamnă mai puține lucruri de urmărit într-o săptămână deja aglomerată.

Calendar orientativ de organizare

Fiecare eveniment are ritmul lui, dar ordinea pașilor e aceeași:

1. Stabilești data, ora și formatul imediat ce știi data mutării.
2. Trimiți invitațiile cu cerere de confirmare.
3. Ceri oferta pentru catering și echipamente, cu estimarea numărului de invitați și informațiile despre clădire.
4. Verifici clădirea cu administratorul: acces, program, reguli.
5. Confirmi meniul și lista de echipamente, inclusiv variantele vegetariene și alergenii.
6. Confirmi numărul final de invitați în săptămâna evenimentului.
7. În ziua evenimentului, o persoană din firmă primește echipa de livrare și o conduce la spațiul de pregătire.
8. După eveniment, verifici debarasarea și returul echipamentelor.

Cum te ajută SupplyOne

SupplyOne este furnizor unic de aprovizionare pentru companii, iar cateringul și evenimentele corporate sunt una dintre categoriile principale. Pentru o inaugurare, poți comanda cateringul și echipamentele de la același partener, iar după eveniment poți continua cu aprovizionarea curentă a sediului nou: apă, cafea, consumabile de birou, produse de curățenie și materiale de mentenanță. Vezi categoria Catering corporate și evenimente.

Trimite-ne data, numărul estimat de invitați și adresa sediului prin pagina de contact, iar echipa noastră revine cu o propunere pentru meniu și echipamente.