Catering finger food pentru evenimente corporate: cum planifici meniul

Finger food a devenit formatul obișnuit pentru multe evenimente de firmă: lansări, aniversări de companie, întâlniri cu clienții, petreceri de sfârșit de an. Invitații stau în picioare, circulă prin sală și mănâncă fără tacâmuri, iar organizatorul nu trebuie să aranjeze o sală întreagă cu mese așezate. Totuși, un bufet de finger food prost planificat se vede imediat: platouri goale după o oră, preparate care s-au înmuiat, invitați care nu știu ce conține fiecare bucată. Mai jos găsești cum planifici catering finger food pentru evenimente corporate și ce clarifici cu firma de catering înainte.

Când se potrivește finger food la un eveniment de firmă

Formatul funcționează bine când:

• evenimentul este în picioare și oamenii trebuie să socializeze;
• există un program scurt de discursuri sau o prezentare, după care urmează networking;
• sala nu permite mese așezate pentru toți invitații;
• evenimentul are loc după-amiaza sau seara devreme și nu înlocuiește complet o masă.

Formatul este mai greu de folosit când evenimentul ține multe ore și invitații se așteaptă la cină. În acest caz, finger food poate fi o primă parte, urmată de preparate calde servite la bufet sau la masă. Pentru pauzele scurte din conferințe, am scris separat despre organizarea unui coffee break.

Ce informații dai firmei de catering

O ofertă bună pornește de la un brief clar. Înainte să ceri prețuri, notează:

1. Data, ora de început și durata evenimentului.
2. Numărul estimat de invitați și termenul până la care îl confirmi final.
3. Tipul evenimentului: recepție cu clienți, petrecere internă, lansare, eveniment de seară.
4. Dacă finger food înlocuiește o masă sau doar o însoțește.
5. Sala: există sau nu spațiu de pregătire, frigider, acces pentru marfă, lift, interval de montaj.
6. Restricțiile alimentare cunoscute ale invitaților: vegetarieni, alergii declarate la înscriere.
7. Ce include oferta: doar mâncarea sau și băuturile, vesela, mesele, personalul de servire.

Cu aceste date, firma de catering poate propune cantități și un meniu justificat. Ferește-te de oferte care dau un număr de bucăți fără să întrebe de durată sau de oră.

Cum construiești meniul

Câteva principii care țin bufetul echilibrat:

Variază tipurile de preparate. O combinație de preparate reci și, dacă sala permite, câteva calde; preparate cu carne, cu pește și vegetariene; ceva dulce la final.

Gândește-te la mâncat în picioare. Preparatele trebuie să poată fi luate cu o mână, într-una sau două mușcături, fără să se desfacă. Sosurile lichide, foile care se fărâmițează și bucățile prea mari creează probleme într-o sală plină.

Planifică reaprovizionarea, nu doar cantitatea. Este mai bine ca platourile să fie scoase în valuri decât să pună totul pe masă de la început. Așa preparatele rămân arătoase, iar firma de catering poate ajusta după ritmul invitaților.

Marchează preparatele vegetariene și cele fără anumite ingrediente. Invitații nu ar trebui să ghicească ce conține fiecare tartă.

Alergeni și informarea invitaților

Regulamentul (UE) nr. 1169/2011 privind informarea consumatorilor se aplică operatorilor din sectorul alimentar în toate etapele lanțului alimentar, inclusiv celor care furnizează servicii de alimentație colectivă, cum este cateringul (EUR-Lex, Regulamentul 1169/2011). Informațiile despre alergenii din listă trebuie puse la dispoziție și pentru alimentele care nu sunt preambalate.

Pentru un bufet de finger food, asta înseamnă practic:

• ceri firmei de catering lista alergenilor pentru fiecare preparat, în scris, odată cu meniul final;
• ceri etichete pe bufet, lângă fiecare platou;
• informezi personalul de servire, ca să poată răspunde la întrebări;
• dacă un invitat a declarat o alergie severă, discuți dinainte cu firma de catering cum se pregătește și cum se servește preparatul pentru el.

Am detaliat subiectul în articolul despre alergenii din meniul unui eveniment corporate.

Igienă, transport și timpul pe masă

Regulamentul (CE) nr. 852/2004 stabilește normele generale de igienă pentru operatorii din industria alimentară, pe tot lanțul, și prevede proceduri bazate pe principiile HACCP (OIPMA, despre Regulamentul 852/2004). Pentru tine, ca organizator, asta se traduce în câteva întrebări concrete pentru firma de catering:

• unde se pregătesc preparatele și cum ajung la locație;
• cum se păstrează preparatele reci și cele calde până la servire;
• cât timp rămâne un platou pe masă înainte să fie înlocuit;
• ce se întâmplă cu mâncarea rămasă la final.

O firmă serioasă de catering are răspunsuri clare la aceste întrebări, pentru că face parte din procedurile ei de siguranță alimentară.

Logistica: mese, veselă, personal

Mâncarea este doar o parte din eveniment. Verifică în ofertă:

• mesele de bufet și mesele înalte de tip cocktail pentru invitați;
• fețele de masă și decorul de bază;
• vesela, paharele și șervețelele, inclusiv cantitatea de rezervă;
• personalul de servire și programul lui, inclusiv montajul și demontajul;
• colectarea vaselor folosite și a resturilor în timpul evenimentului.

Dacă sala nu are aceste echipamente, ele trebuie închiriate separat. Am explicat ce verifici în articolul despre închirierea echipamentelor pentru un eveniment corporate.

Ce întrebi înainte să semnezi

• Până când pot modifica numărul de invitați și cum se schimbă prețul?
• Ce intră exact în preț: mâncare, băuturi, veselă, mese, personal, transport?
• Primesc lista alergenilor pentru fiecare preparat?
• Cum se face reaprovizionarea platourilor în timpul evenimentului?
• Cine răspunde de montaj, curățenie și demontaj?
• Ce documente primesc la final pentru contabilitate?

Cum te poate ajuta SupplyOne

SupplyOne aprovizionează firmele pe catering corporate și evenimente, dar și pe apă, cafea, consumabile și produse de curățenie, astfel încât poți discuta mâncarea și consumabilele evenimentului cu același furnizor. Trimite-ne prin pagina de contact data, numărul de invitați și tipul evenimentului, ca să pregătim o propunere.