Catering și echipamente pentru evenimentul de companie, de la un singur furnizor

Un eveniment de companie, fie că e o conferință internă, o aniversare a firmei sau o petrecere de final de an, are două părți care trebuie să se potrivească la minut: mâncarea și tot ce ține de servire și amenajare. Când cateringul vine de la o firmă, mesele și vesela de la alta, iar cortul sau sonorizarea de la a treia, organizatorul din firmă ajunge să coordoneze trei programe de livrare, trei contracte și trei facturi. Articolul de față explică ce intră într-o comandă completă de catering și echipamente pentru un eveniment corporate, ce verifici la furnizor și cum îți organizezi calendarul.

De ce catering și echipamente în aceeași comandă

Cateringul și echipamentele depind unele de altele mai mult decât pare:

• meniul decide echipamentele: un bufet cald cere vase de menținere la cald și prize, finger food-ul cere mese cocktail și platouri, un meniu servit la masă cere mese rotunde, scaune și mai mulți ospătari;
• numărul de invitați schimbă și porțiile, și numărul de pahare, farfurii și mese;
• montajul și strângerea trebuie să se încadreze în intervalul în care ai acces la sală;
• o problemă de pe o parte o blochează pe cealaltă: dacă mesele vin cu întârziere, cateringul nu are unde să monteze bufetul.

Cu un singur furnizor ai o singură persoană care răspunde de tot și un singur program de livrare. Despre criteriile de alegere a firmei de catering în general am scris în ghidul pentru alegerea unei firme de catering corporate, iar despre echipamente, separat, în articolul despre închirierea echipamentelor pentru eveniment corporate.

Ce intră într-o comandă completă pentru un eveniment de companie

Folosește lista de mai jos ca punct de plecare și taie ce nu se aplică.

Catering

• meniul (bufet, finger food, meniu servit, coffee break);
• băuturile, inclusiv cele fără alcool și apa;
• variantele pentru restricții alimentare (vegetarian, fără gluten etc.);
• personalul de servire și intervalul în care stă;
• etichetele cu denumirea preparatelor și alergenii.

Echipamente pentru servire

• mese de bufet și mese cocktail, cu fețe de masă;
• vase de menținere la cald, vitrine sau lăzi frigorifice, după meniu;
• veselă, pahare și tacâmuri sau variante de unică folosință, acolo unde sala o cere;
• tăvi, platouri, dispensere pentru băuturi.

Amenajare și logistică

• scaune și, dacă e nevoie, mese pentru prezentări;
• sonorizare, microfon, proiector;
• corturi, umbrele sau încălzitoare pentru evenimentele în aer liber;
• containere pentru deșeuri, inclusiv pentru colectare separată;
• transportul, montajul și strângerea.

Pentru formatul cu gustări mici am scris un ghid separat despre catering finger food la evenimentele corporate.

Brief-ul pe care îl trimiți furnizorului

O ofertă bună pornește de la un brief clar. Trimite de la început:

1. data și intervalul orar, inclusiv ora la care ai acces la sală pentru montaj și ora până la care trebuie eliberată;
2. locația: adresa, etajul, dacă există lift de marfă, unde se poate parca pentru descărcare, ce prize sunt disponibile;
3. numărul estimat de invitați și termenul până la care confirmi numărul final;
4. formatul: în picioare sau la masă, cu discursuri sau fără, interior sau exterior;
5. restricțiile alimentare pe care le cunoști deja;
6. ce există deja în locație (mese, scaune, sonorizare), ca să nu plătești de două ori;
7. bugetul orientativ, dacă îl ai, ca furnizorul să propună varianta potrivită.

Ce verifici la furnizor: siguranța alimentelor și transportul

La un eveniment, mâncarea se pregătește într-un loc și se servește în altul, de multe ori după câteva ore. De aceea contează:

• înregistrarea unității. Activitățile de preparare și vânzare a alimentelor se înregistrează sanitar-veterinar și pentru siguranța alimentelor, după procedura din Ordinul ANSVSA nr. 111/2008 (legislatie.just.ro). Poți cere furnizorului documentul de înregistrare sau autorizare emis de DSVSA.
• temperatura în transport. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare cere ca mijloacele de transport și containerele folosite pentru alimente să asigure păstrarea lor la temperaturi adecvate și să permită controlul acestor temperaturi (textul regulamentului, edirect.e-guvernare.ro; rezumat pe EUR-Lex). Întreabă concret: în ce cutii vine mâncarea, cum se menține la cald sau la rece pe durata evenimentului.
• alergenii. Invitații trebuie să știe ce conține fiecare preparat. Am explicat ce informații trebuie afișate în articolul despre alergenii din meniul unui eveniment corporate.
• starea echipamentelor: curățenia veselei și a vaselor de servire, funcționarea echipamentelor electrice și cine intervine dacă ceva se defectează în timpul evenimentului.

Calendarul pregătirilor

Intervalele exacte depind de mărimea evenimentului și de sezon; ordinea pașilor rămâne aceeași:

1. cât mai devreme: fixezi data și locația, trimiți brief-ul și ceri oferta pentru catering și echipamente împreună;
2. după ofertă: alegi meniul, confirmi lista de echipamente și programul de montaj;
3. după confirmarea invitaților: aduni restricțiile alimentare și comunici numărul final de porții în termenul cerut de furnizor;
4. cu câteva zile înainte: confirmi accesul în clădire pentru livrare, persoana de contact din locație și ora de strângere;
5. în ziua evenimentului: o persoană din firmă primește livrarea și verifică lista.

În sezonul aglomerat, cum e decembrie, rezervarea timpurie contează mai mult. Pentru petrecerea de final de an avem un ghid dedicat.

Ziua evenimentului: cine răspunde de ce

Cele mai multe probleme apar la predare. Stabilește dinainte:

• cine din firmă primește livrarea și semnează;
• cine de la furnizor coordonează montajul și servirea;
• ce se întâmplă cu mâncarea rămasă, în limitele regulilor de siguranță alimentară;
• cine verifică la strângere că echipamentele închiriate s-au întors complete și că sala e lăsată cum a fost găsită.

Cum arată comanda cu o singură factură

SupplyOne are o categorie dedicată pentru catering corporate și evenimente și lucrează ca furnizor unic pentru companii. Pentru un eveniment, asta înseamnă că poți cere în aceeași solicitare cateringul, echipamentele de servire și amenajare și consumabilele de care ai nevoie (apă, pahare, șervețele, saci pentru deșeuri), cu o singură persoană de contact și o singură factură pentru tot evenimentul.

Trimite-ne brief-ul, chiar și incomplet, prin pagina de contact: data, locația, numărul estimat de invitați și formatul. Pornind de la el pregătim oferta pentru întreaga comandă.