Catering pentru petrecerea de Crăciun a firmei: plan de organizare

Petrecerea de Crăciun este, pentru multe firme, cel mai mare eveniment intern al anului. Și tot ea se organizează adesea în grabă: în decembrie sălile sunt deja rezervate, firmele de catering au calendarul plin, iar echipamentele de închiriat se termină. Diferența dintre o seară reușită și una improvizată se face, de obicei, în octombrie și noiembrie.

Ghidul de mai jos e pentru office manageri, HR și oamenii care primesc sarcina „organizează tu petrecerea”. Pornește de la catering, pentru că mâncarea și băutura sunt partea cea mai vizibilă, dar acoperă și echipamentele, alergenii și bugetul.

De ce se rezervă cateringul de Crăciun din toamnă

Decembrie aduce în aceeași perioadă petreceri de companie, evenimente pentru clienți și mese de final de an. Furnizorii de catering au o capacitate limitată de bucătărie, personal și transport, iar datele de joi și vineri din primele trei săptămâni ale lunii sunt cele mai cerute.

Rezervarea din timp îți dă trei avantaje:

• poți alege data, nu iei ce a rămas liber;
• ai timp să compari cel puțin două oferte pe același brief;
• poți cere o degustare înainte să confirmi meniul.

Calendarul de organizare

Un calendar orientativ, de adaptat la mărimea firmei:

Cu 8-10 săptămâni înainte

• stabilește data, bugetul total și numărul estimat de participanți;
• decide locul: sediul firmei sau o locație închiriată;
• trimite brief-ul la furnizorii de catering.

Cu 6 săptămâni înainte

• alege oferta și confirmă data în scris;
• rezervă echipamentele care nu vin cu locația: mese, scaune, vase chafing, sistem audio;
• trimite angajaților invitația cu formular de confirmare și întrebarea despre restricțiile alimentare.

Cu 2-3 săptămâni înainte

• trimite furnizorului numărul aproape final de participanți și lista de restricții;
• confirmă programul serii: sosire, discurs, servirea mâncării, final;
• stabilește cine primește livrarea și cine semnează procesul-verbal.

Cu 3-5 zile înainte

• confirmă numărul final (verifică în contract până când se poate modifica);
• confirmă ora de livrare, accesul în clădire, liftul de marfă și locul de parcare pentru furnizor.

După eveniment

• verifică echipamentele returnate și starea locației;
• notează ce a rămas neconsumat și ce s-a terminat prea repede, pentru anul viitor.

Formatul: bufet, finger food sau meniu servit

Formatul se alege după ce vrei să se întâmple în seara respectivă, nu doar după buget.

• Finger food și gustări calde la bucată: potrivite când oamenii stau în picioare, circulă și socializează. Nu ai nevoie de multe mese și tacâmuri. Am scris despre acest format în articolul despre finger food la evenimente corporate.
• Bufet cald și rece: varianta cea mai flexibilă pentru grupuri mai mari; fiecare își alege porția. Ai nevoie de vase care țin mâncarea caldă și de spațiu pentru coadă la bufet.
• Meniu servit la masă: potrivit când programul are discursuri, premii sau un moment artistic și vrei ca oamenii să stea așezați. Cere mai mult personal și mai multe echipamente.

Indiferent de format, la o petrecere de Crăciun ajută câteva preparate tradiționale de sezon, alături de opțiuni ușoare și de variante vegetariene.

Ce trebuie să conțină brief-ul pentru catering

Un brief clar îți aduce oferte comparabile. Trimite tuturor furnizorilor aceleași informații:

• data, ora de început și durata estimată;
• adresa, etajul, accesul pentru livrare și dacă există bucătărie sau oficiu în locație;
• numărul estimat de participanți și până când îl poți confirma;
• formatul dorit (finger food, bufet, meniu servit);
• restricțiile alimentare cunoscute;
• băuturile: dacă le aduce furnizorul sau firma;
• ce echipamente și ce personal (ospătari, barman) aștepți să fie incluse;
• cine strânge și cine duce deșeurile la final.

Cere ca oferta să separe clar mâncarea, băuturile, personalul, transportul și echipamentele. Așa vezi exact ce compari.

Echipamente și logistică: ce închiriezi

Dacă petrecerea are loc la sediu, lista de echipamente e mai lungă decât pare. De regulă intră:

• mese pentru bufet și mese înalte pentru socializare;
• fețe de masă și decor de sezon;
• vase chafing pentru mâncarea caldă și platouri pentru cea rece;
• veselă, pahare și tacâmuri, dacă nu folosești variante de unică folosință;
• frigider sau ladă frigorifică pentru băuturi;
• sistem audio și microfon pentru discurs;
• prelungitoare și verificarea puterii disponibile în sală pentru echipamentele electrice.

Detaliile despre cum alegi și cum preiei echipamentele sunt în ghidul nostru despre închirierea echipamentelor pentru evenimente corporate.

Alergeni și restricții alimentare

Restricțiile alimentare se strâng la confirmarea participării, nu în seara evenimentului. Formularul de înscriere poate avea o întrebare simplă: alergii, intoleranțe, regim vegetarian sau alte restricții.

Apoi:

• trimite lista anonimizată furnizorului de catering;
• cere-i lista alergenilor pentru fiecare preparat;
• pune cartonașe cu denumirea preparatului și alergenii lângă fiecare platou;
• păstrează câteva porții separate, etichetate, pentru cei cu restricții stricte.

Am detaliat subiectul în articolul despre alergenii din meniul unui eveniment corporate.

Bugetul și discuția cu contabilul

Bugetul are mai multe componente decât meniul: mâncare, băuturi, personal, transport, echipamente, decor, eventual locație și divertisment. Pune-le pe toate într-un tabel înainte să compari ofertele.

Partea fiscală o decide contabilul, nu organizatorul. Ca reper, Codul fiscal, la art. 25 alin. (3) lit. b), prevede că cheltuielile sociale sunt deductibile în limita unei cote de până la 5%, aplicată asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului (noulcodfiscal.ro). În această limită intră, de exemplu, cadourile în bani sau în natură oferite salariaților și copiilor minori ai acestora (contabilul.manager.ro). Dacă firma oferă la petrecere și cadouri pentru angajați sau copiii lor, întreabă din timp cum se încadrează fiecare cheltuială și ce documente trebuie păstrate.

Un singur furnizor pentru catering și echipamente

Partea cea mai obositoare a organizării nu e alegerea meniului, ci coordonarea: un furnizor pentru mâncare, altul pentru mese și veselă, altul pentru băuturi, fiecare cu oră de livrare, factură și persoană de contact proprii.

Dacă aduni cateringul, echipamentele și consumabilele (pahare, șervețele, apă, cafea) la un singur furnizor, ai:

• un singur brief și o singură persoană de contact;
• o singură factură pentru tot evenimentul;
• o oră de livrare coordonată, verificată de un singur om.

SupplyOne lucrează ca furnizor unic pentru companii și are o categorie dedicată pentru catering corporate și evenimente. Dacă pregătești petrecerea de Crăciun a firmei, trimite-ne data, numărul estimat de participanți și formatul dorit pe pagina de contact.